Board Meeting no. (1/2/2023) on January 10, 2023
The Board of Directors held its meeting no. (1/2/2023) on Tuesday, January 10, 2023 at 5:30 pm at the headquarters of the Riffa Views Company, and issued its decisions according to the items below:
1. Approval of the Minutes of Meeting No. 10/2/2022 held on December 6, 2022
The Board decided to approve the minutes of the previous meeting.
2. The Monthly Report of the Association Manager's Business for December 2022
The Board reviewed the monthly report for December 2022. The following decisions were made:
- Extension of Purchase Period for Additional Plots: The Board decided to extend the period for purchasing additional plots at BD 10 per square foot until March 31, 2023. The Association Manager was instructed to send a circular to interested owners, offering the option to use a monthly installment system with postponed bank checks until December 31, 2024.
- Improvement of Rear Facades: The Association Manager was tasked with coordinating with Royal Golf Club management to clean the waste in the unplanted areas between the golf courses and the unit fences to improve the view in Riffa Views. A report on this action is to be provided to the Board.
3. Riffa Views Owners Association Budget for 2023
The Board reviewed and approved the preliminary budget for 2023, amounting to BD 1.4 million, reflecting a 16.5% increase from 2022 due to higher expenditures and necessary maintenance. The annual contributions (Service Charge) were set at BD 3.500 per square meter, an increase of up to 10% from 2022, in line with Article 26 of Resolution No. 1 of 2020. To mitigate the impact on owners, this increase will be covered by savings from the 2020 budget, resulting in actual Service Charge of BD 3.200 per square meter.
- Vacant Land SC: Service Charge for vacant land will be calculated at 20% of the original building area, starting from 2023, as per the General Assembly decision on April 24, 2021.
- Discount for Early Payment: A 5% discount on Service Charge will be offered to unit owners who pay their annual fees in advance, by February 19, 2023.
The Board decided to:
- Include the 2023 budget adoption in the agenda for the next General Assembly meeting.
- Send a circular to owners detailing the budget and fee adjustments.
- Issue service fee invoices for the first quarter of 2023 for all units, including vacant land.
- Notify owners of the 5% discount for early payment and inform vacant land owners of the new service fee calculations.
4. The Audited Financial Report for the Fiscal Year Ending December 31, 2021
The Board reviewed the audited financial report prepared by Ernst & Young Bahrain. The Board decided to sign the report and have it included in the agenda for the next General Assembly meeting.
5. Calculation of Service Charge for Vacant Lands
This discussion is included in Item No. 3 (Riffa Views Owners Association Budget for 2023).
6. Tender for the Study of the Impact of Additional Construction on Infrastructure in Riffa Views
The Association Manager will send the financial and technical reports of the tender once finalized.
7. Follow-Up on Board of Directors' Decisions
The Board decided to postpone the discussion of this item.
8. New Business
No new business was discussed.
The meeting ended at 7:25 pm.
اجتماع مجلس الإدارة رقم (1/2/2023) لسنة 2023 المنعقد بتاريخ 10 يناير 2023
عقد مجلس الإدارة اجتماعه رقم (1/2/2023) يوم الثلاثاء الموافق 10 يناير 2023 في الساعة 5:30 مساءً في مقر شركة الرفاع فيوز، وأصدر قراراته بحسب البنود أدناه:
1. المصادقة على محضر الاجتماع رقم 10/2/2022 المنعقد بتاريخ 6 ديسمبر 2022م
وافق المجلس على التصديق على محضر الاجتماع السابق.
2. التقرير الشهري لأعمال شركة مدير الاتحاد عن شهر ديسمبر 2022
اطلع المجلس على التقرير الشهري لأعمال مدير الاتحاد عن شهر ديسمبر 2022، وخلال المناقشة تم مايلي:
- فيما يتعلق بسعر شراء الأراضي الإضافية للوحدات في الرفاع فيوز، وبناءً على طلب عدد من مُلاك الوحدات في الرفاع فيوز، قرر المجلس تمديد فترة شراء الأراضي الإضافية بسعر 10 دينار بحريني للقدم المربع، لغاية 31 مارس 2023، وتم تكليف مدير الاتحاد بإرسال تعميم إلى الملاك المستفيدين الراغبين في شراء الأراضي الإضافية، مع إمكانية الاستفادة من نظام التقسيط الشهري بتقديم شيكات مصرفية مؤجلة لغاية 31 ديسمبر 2024.
- فيما يتعلق بتحسين الواجهات الخلفية للوحدات المطلة على ملاعب الغولف، تم تكليف مدير الاتحاد بالتواصل مع إدارة النادي الملكي للغولف للقيام بحملة تنظيف للمخلفات الواقعة في المساحات غير المزروعة الفاصلة بين ملاعب الغولف العشبية وأسوار الوحدات في الرفاع فيوز، نظرًا لما تسببه هذه المخلفات من تشويه للمنظر في الرفاع فيوز، وموافاة مجلس الإدارة بما يتم بهذا الخصوص.
3. ميزانية اتحاد مُلاك الرفاع فيوز للعام 2023م
استعرض المجلس تقرير مدير الاتحاد بشأن الميزانية المبدئية للاتحاد والاشتراكات السنوية للعام 2023، وانتهى المجلس من مراجعة وإقرار ميزانية الاتحاد للعام 2023 والتي تبلغ 1.4 مليون دينار بحريني وذلك بزيادة مقدارها 16.5% عن ميزانية العام 2022، وترجع هذه الزيادة في الميزانية إلى زيادة النفقات من قبل مزودي ومتعهدي الخدمات وأعمال الصيانة اللازمة لمرافق البنية التحتية وأصول الاتحاد.
وقرر المجلس تحديد مقدار الاشتراكات السنوية (رسوم الخدمة) للعام 2023 بواقع 3.500 دينار بحريني للمتر المربع الواحد من المساحة المبنية للوحدة أي بزيادة لا تتجاوز 10% من رسوم سنة 2022 والتي تتوافق مع أحكام المادة 26 من القرار رقم 1 لسنة 2020 بتنظيم أحكام اتحادات الملاك في العقارات المشتركة.
وحرصا من المجلس على عدم تحميل الملاك أعباء إضافية في مقدار رسوم الخدمة لهذا العام 2023، فقد وافق المجلس على أن يتم تغطية هذه الزيادة من مبلغ الوفر المحقق في ميزانية الاتحاد للسنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2020 والبالغ 122,000 د.ب. وبالتالي فإن مقدار رسوم الخدمة الفعلية لهذا العام ستكون 3.200 دينار بحريني للمتر المربع الواحد.
أما فيما يتعلق بالأراضي الفضاء، فقد أكد المجلس على ضرورة تنفيذ قرار الجمعية العمومية المنعقدة بتاريخ 24 أبريل 2021، والذي أقر احتساب رسوم الخدمة على هذه الأراضي بدءً من العام 2023 وذلك بواقع 20% من مساحة البناء الأصلية للوحدة،
كما وافق المجلس على تحديد خصم 5% في رسوم الخدمة لمُلاك الوحدات الراغبين في سداد الرسوم السنوية مقدما، على أن يتم ذلك في موعد لا يتجاوز تاريخ 19 فبراير 2023.
وبعد المناقشة قرر المجلس تكليف مدير الاتحاد بما يلي:
- إدراج بند اعتماد ميزانية الاتحاد للعام 2023 ضمن بنود جدول أعمال الاجتماع المقبل للجميعة العمومية للاتحاد لمناقشتها واعتمادها.
- إرسال تعميم إلى الملاك يتضمن انتهاء المجلس من مراجعة وإقرار ميزانية الاتحاد والاشتراكات السنوية للعام 2023 مع بيان التعديلات الطارئة ومسبباتها.
- إصدار فواتير رسوم الخدمة (الاشتراكات السنوية) للربع الأول من العام 2023، لجميع الوحدات في الرفاع فيوز شاملةً الوحدات المصنفة على أنها أراض فضاء.
- إرسال تعميم إلى الملاك لبيان موافقة المجلس على تحديد خصم 5% في رسوم الخدمة لمُلاك الوحدات الراغبين في سداد الرسوم السنوية مقدما، على أن يتم ذلك في موعد لا يتجاوز تاريخ 19 فبراير 2023.
- إرسال تعميم إلى مُلاك الأراضي الفضاء وموافاتهم باحتساب رسوم الخدمة على وحداتهم بدءً من هذا العام 2023.
4. التقرير المالي المدقق للاتحاد عن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2021م
استعرض المجلس التقرير المالي المدقق للاتحاد عن السنة المالية المنتهية في 31 ديسمبر 2021م، والمعد من قبل المدقق الخارجي إرنست ويونغ البحرين، وبعد الانتهاء من مراجعة التقرير قرر المجلس التوقيع على التقرير، وتكليف مدير الاتحاد بإدراج هذا البند ضمن بنود جدول أعمال الاجتماع المقبل للجميعة العمومية للاتحاد.
5. احتساب رسوم الخدمة عن الأراضي الفصاء بدءً من موازنة العام 2023م
تم تضمين مناقشة هذا البند في البند رقم (3) بعنوان ميزانية اتحاد مُلاك الرفاع فيوز للعام 2023م.
6. مناقصة دراسة تأثير البناء الإضافي على البنية التحتية في الرفاع فيوز
أفاد مدير الاتحاد بأنه سيقوم بإرسال التقريرين المالي والفني للمناقصة فور الانتهاء منها.
7. جدول متابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة
قرر المجلس تأجيل مناقشة هذا البند.
8. ما يستجد من أعمال
لم يبحث المجلس أية موضوعات تحت هذا البند.
وقد انتهى الاجتماع في تمام الساعة 7:25 مساءً.
