Board Meeting no. (13/3/2025) on November 18, 2025

اجتماع مجلس الإدارة رقم (13/3/2025) لسنة 2025 المنعقد بتاريخ 18 نوفمبر 2025

عقد مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز اجتماعه رقم 13/3/2025 في يوم الثلاثاء الموافق 18 نوفمبر 2025م في تمام الساعة 5:00 مساءً بقاعة الاجتماعات بمقر شركة الرفاع فيوز، برئاسة الدكتور مازن محمد علي جمعة رئيس مجلس الإدارة، لمناقشة بنود جدول الأعمال الآتية:

1. المصادقة على محضـر الاجتماع رقم 12/3/2025 المنعقد بتاريخ 21 أكتوبر 2025م

صادق المجلس على محضر الاجتماع السابق.

2. مناقشة واعتماد مسودة ميزانية الاتحاد لعام 2026

استمع المجلس إلى عرض من مدير الاتحاد تناول فيه الأسس والمبادئ التي تم من خلالها إعداد الميزانية المقترحة للاتحاد لعام 2026،وهي:

• جميع التكاليف والإيرادات تم احتسابها استنادًا إلى العقود الموقعة مع مزودي الخدمات، بما يعكس الالتزامات الفعلية للاتحاد ويضمن دقة التقديرات المالية.
• ميزانية الفعاليات تم تخفيضها بنسبة 12% التزامًا بتوجيهات المجلس.
• تم تقدير مصروفات رسوم البطاقات الائتمانية بافتراض أن 20% من أعضاء الاتحاد سيعتمدون عليها في سداد رسوم الخدمة.
• تم احتساب مصروف خصم السداد المبكر لرسوم الخدمة بناءً على افتراض أن 26% من أعضاء الاتحاد سيدفعون مقدمًا، وذلك استنادًا إلى البيانات السابقة، مؤكدًا أن خصم الدفع المسبق البالغ 5% يسري فقط على المدفوعات النقدية.
• حُددت نسبة مشاركة الميزانية في الحساب الاحتياطي للاتحاد بـ 1.73% من التكلفة المتقادمة للبنية التحتية، شاملاً مصروف الاستهلاك، وذلك لضمان استمرارية الحفاظ على الأصول واستبدالها عند الحاجة.
• تم احتساب رسوم الخدمة بناءً على مساحة البناء للوحدات، وهي تُحتسب بنسبة 100% على جميع الوحدات، بينما تُحتسب بنسبة 20% فقط على الأراضي غير المبنية وفقًا لمساحة البناء الأصلية، في حين يتم التعامل مع مساحات البناء الإضافية للوحدات كإيراد إضافي ولا تُدرج ضمن حساب ميزانية الاشتراكات السنوية.
• تم احتساب معدل الاشتراكات السنوية بحسب قرار المجلس بأن يكون صافي الميزانية (Net Budget) هو الأساس في احتساب المعدل. وقد بلغ إجمالي الميزانية لعام 2026 مبلغ 4.090 دينار بحريني للمتر المربع، في حين بلغ صافي الميزانية 3.870 دينار بحريني للمتر المربع.

واختتم مدير الاتحاد عرضه بالإشارة إلى أن الزيادة في معدل رسوم الخدمة ترجع بشكل رئيسي إلى الارتفاع الملحوظ في تكاليف صيانة الأجزاء المشتركة بمقدار 127 ألف دينار بحريني، بالإضافة إلى تخصيص 28 ألف دينار بحريني للمشاريع المقترحة للعام القادم.

وبعد المناقشة والاستماع إلى آراء أعضاء المجلس، قرر المجلس تشكيل لجنة لدراسة الميزانية برئاسة نائب الرئيس وعضوية كل من أمين الخزينة ومدير الاتحاد، للانتهاء من إعداد الميزانية النهائية وعرضها على المجلس لاعتمادها في اجتماعه المقبل بداية شهر ديسمبر.

3. التقرير الدوري لمدير الاتحاد عن شهر أكتوبر 2025

استعرض المجلس التقرير الدوري، واستمع إلى مدير الاتحاد الذي تناول أبرز ما جاء فيه. وخلال المناقشة تم تكليف مدير الاتحاد بدراسة إمكانية تخفيض المدة الزمنية لإرسال إشعارات أعضاء الاتحاد بمتأخرات رسوم الخدمة بما يتوافق مع النظام الرئيسي للاتحاد والتشريعات والقرارات ذات الصلة.

4. التقرير الدوري لمشاريع الاتحاد للعام 2025

استعرض مدير الاتحاد قائمة المشاريع والمستجدات بشأنها وأبرزها مشروع بناء مقر الاتحاد، حيث أشار مدير الاتحاد إلى أنه تم البدء بإجراءات طرح مناقصة لاختيار استشاري المشروع لتقديم كل من خدمات التصميم والإشراف الكامل على المشروع، وذلك لضمان جودة التصميم وسلاسة التنفيذ وتحقيق أعلى مستوى من التكامل بين عناصر المشروع المختلفة، حيث تم توجيه دعوة المشاركة في المناقصة إلى (10) مكاتب استشارية لتقديم عروض مالية مفصلة، وقد شملت القائمة مزيجًا من الشركات الهندسية متعددة التخصصات، إضافةً إلى عدد من المكاتب المتخصصة في التصميم، وذلك لضمان تنوع الخبرات بما يتيح خيارات أوسع للمجلس.

وأشار مدير الاتحاد إلى أنه تم استلام (3) عروض فقط بحلول الموعد النهائي، في حين لم تتقدم (7) شركات بأي رد أو عرض خلال الفترة المحددة. وبعد المناقشة، قرر المجلس تشكيل لجنة برئاسة أمين الخزينة وعضوية مدير الاتحاد وعدد من أعضاء الاتحاد من ذوي الخبرات الهندسية لتقييم العروض وإبداء ملاحظاتهم، على أن ترفع اللجنة تقريرها إلى المجلس في اجتماعه المقبل بداية شهر ديسمبر.

5. مناقشة واعتماد تجديد عقد مزوّد الخدمات الزراعية في منطقة الحدائق

استعرض المجلس تقرير مدير الاتحاد بشأن تجديد عقد مزوّد الخدمات الزراعية في منطقة الحدائق والمبرم مع شركة GFSS، وذلك مع قرب انتهاء العقد الحالي وطلب الشركة تعديل العقد ليعكس ساعات العمل الفعلية (10 ساعات يوميًا بدلًا من 8 ساعات خلال فصول الصيف).

وقد تضمن العرض ملخصًا للعقد الحالي، وطبيعة العمالة، والرسوم الشهرية، إضافةً إلى استعراض الخدمات الإضافية المقدّمة دون مقابل والتي تشمل العناية بأشجار النخيل، توفير الأسمدة والزهور الموسمية، الدعم العمالي والفني، والمساهمات التطويرية في المساحات الخضراء، إلى جانب تقييم أداء الشركة في السنوات الماضية ونتائج مؤشرات الأداء (KPIs) التي سجّلت معدلًا سنويًا متميزًا بلغ 87.5%.

وقد أوصى مدير الاتحاد بتعديل عدد العمالة حسب المواسم (الخيار الموصي به)، لضمان تغطية أعلى خلال أشهر الصيف وإدارة الموارد بكفاءة خلال الأشهر الأقل ضغطًا، وبمتوسط تكلفة شهري 7,500 دينار بحريني، نظرًا لكونه يحقق توازنًا بين الحفاظ على جودة الخدمة واستدامة التكلفة، ويدعم استمرار مستوى الأداء العالي الذي حققه المقاول خلال السنوات الماضية.

وبعد المناقشة، قرر المجلس تكليف لجنة دراسة الميزانية بإبداء رأيها حول هذا البند، على أن توافِي المجلس بتوصياتها خلال الاجتماع المقبل في شهر ديسمبر تمهيدًا لاتخاذ القرار النهائي بشأن التجديد.

6. تقرير بشأن الأحداث التي رافقت ليلة 31 أكتوبر 2025 - الهالوين

استعرض المجلس تقرير مدير الاتحاد حول الأحداث التي شهدها الرفاع فيوز ليلة 31 أكتوبر، والتي تخللتها كثافة مرورية عالية ومخالفات سلوكية متعددة، إضافة إلى حادثة حرجة استدعت تدخل الأمن والإسعاف. وأوضح التقرير أن حجم الزوار غير المسجلين شكّل ضغطًا كبيرًا على البوابات وتسبب في ازدحام واسع داخل المجتمع.

كما تناول التقرير الإجراءات التي اتخذها فريق الأمن للسيطرة على الوضع، بما في ذلك إخلاء المجتمع من غير السكان في نهاية اليوم، بالإضافة إلى أهم المخالفات المرصودة خلال الفعالية. كما اطّلع المجلس على التوصيات المقدمة، التي شملت تعزيز التنسيق مع مديرية شرطة المنطقة الجنوبية، والتواصل مع ذوي المتسببين في المخالفات، ودراسة تحديد موقع بديل للفعالية في السنوات القادمة.

وبعد المناقشة، قرر المجلس تكليف مدير الاتحاد بتعزيز الإجراءات لمنع تكرار مثل هذه الأحداث، وذلك بصورة مسبقة مع دراسة إمكانية إغلاق مداخل المشاة وتعزيز التواجد الأمني من قبل شركة الأمن.

7. الطلبات الواردة من أعضاء الاتحاد

ناقش المجلس عدد من الطلبات الواردة من أعضاء الاتحاد واتخذ بشأنها ما يلزم من إجراءات. 

8. مقترح أحد الأعضاء بتخصيص موقع في منطقة البحيرات لبيع المستلزمات الغذائية الضرورية للسكان

اطّلع المجلس على المقترح المقدم، وقرر الموافقة عليه من حيث المبدأ، مع تكليف مدير الاتحاد بدراسة خيارات المواقع المتاحة لتنفيذ المقترح، بما في ذلك تقييم الأثر المترتب على المجتمع والخدمات الحالية، ورفع النتائج والتوصيات للمجلس للنظر فيها.

9. مكافآت أعضاء مجلس الإدارة عن النصف الأول من العام الثاني للدورة الانتخابية 2024-2026

اطلع المجلس على تقرير حضور ومشاركة أعضاء مجلس إدارة اتحاد مُلاك الرفاع فيوز في الاجتماعات الدورية لمجلس الإدارة عن النصف الأول من العام الثاني للدورة الانتخابية الثالثة 2024-2026 عن الفترة من 27 أبريل 2025م ولغاية 27 أكتوبر 2025م. وبناءً على ما ورد في النظام الرئيسي للاتحاد، قرر المجلس الموافقة على صرف مكافأة أعضاء مجلس الإدارة عن تلك الفترة وقدرها 625 دينار بحريني لكل عضو أساسي.

10. فعالية قرقاعون شارع الورد

ناقش المجلس تحت هذا البند فعالية قرقاعون شارع الورد الذي يقيمه عدد من سكان حي الحدائق في الرفاع فيوز خلال شهر رمضان، وقد أفاد مدير الاتحاد بأن هذه الفعالية شهدت خلال الأعوام السابقة ازدحام مروري بسبب غلق الشارع ودخول مدعوين من خارج الرفاع فيوز، وبعد المناقشة تم تكليف أمين السر بعقد اجتماع مع اللجنة المنظمة للفعالية والتأكيد على ضرورة أن يتم تنسيق إقامة هذه الفعالية بصورة لا تؤثر على الآخرين ولا تتسبب بأي مضايقات.

هذا وقد انتهى الاجتماع في تمام الساعة 7:00 مساءً.